DOCU-REGISTER IRATTÁRI NYILVÁNTARTÓ RENDSZER
A Docu-Register Irattári Nyilvántartó Program az irattárban tárolt iratok elektronikus nyilvántartására szolgál, szabadon definiálható és könnyen kezelhető adatfelviteli, keresési és nyomtatási felületekkel, szigorú jogosultsági rendszerrel.
A rendszer elektronikus nyilvántartása lehetővé teszi többek között a következőket:
- Iratok átadás-átvételéhez nélkülözhetetlen irattári jegyzék könnyű és gyors elkészítését.
- Bármely anyag pillanatok alatti előkereshetőségét.
- Áttekinthető, rendezett iratállomány meglétét.
- Az iratok egyszerű évenkénti selejtezését.
- Az iratok ügykör, tárgykör és évkör szerinti nyilvántartását.
- Irattári anyagok kiadásának (kitárolás-betárolás) nyomon követését.
- Érvényes Irattári terv szerinti működést.
- Fizikai hely-nyilvántartást (irattári helység/irattár/polc/oszlop/doboz/dosszié).
- Webes betekintést, keresést, kikérést.
- Formanyomtatványok előállítását (ügyiratpótló lap, átvételi és selejt jegyzék, stb.).
A program már tartalmaz egy előre definiált kezelőfelületet, melyen rögzíthetjük az irattárba bekerülő iratok sorszámát, a tárolás helyét (helység, polcszám, dobozszám), azonosítószámát (pl.: ügyfélszám, iktatószám, kárakta szám), irattári tételszámát, tárgyát, valamint a keletkezés, az őrzés és a selejtezés idejét.
A felvitt adatokra különböző keresési feltételek állnak rendelkezésre, melyek akár felhasználónként is eltérhetnek egymástól. A szabadon definiálható lekérdezések segítségével könnyen összeállítható az adott időpontban selejtezendő iratok listája, selejtezési jegyzőkönyv, az egy adott időpontban az irattárnak átadott anyagok jegyzéke, irattári anyagok meghatározott feltétel szerinti listája, stb.