ELEKTRONIKUS IRAT-, ÉS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZEREK
Napjainkban az elektronikus dokumentumkezelés és vállalati tartalomkezelés olyan alapvető elvárás, mely alapot ad a hatékony, professzionális ügyintézés megvalósításához, a költségmegtakarítás eléréséhez, továbbá a nemzetközi környezetnek és ügyfeleknek való megfeleléshez.
Egy elektronikus dokumentumkezelő vagy tartalomkezelő rendszer kiválasztásához az alábbiak figyelembevételére van szükség:
- Általános elvek az Ügyfelünk iratkezelésével kapcsolatosan.
- Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének lehetőségei.
- Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek lehetséges folyamatai.
- Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének módszertana.
- Szoftverek bevezetésének költség és időigénye.
- Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szoftver kialakításához szükséges alaprendszerre vonatkozó javaslat lehetőség szerint több alternatívában.
- A folyamatok összehangolása.
- Adatvédelmi előírások és a jogosultsági rendszer felállításának terve.
- A szükséges számítástechnikai eszközök kapacitásadatai, illetve a szükséges hardver és adatbázis szerver specifikáció.
- Egyéb, a felmérés során tapasztalt iratkezelési hiányosságokra vonatkozó megoldási javaslatok.
- Javaslat a megfelelő szoftverek kiválasztására.
- Megvalósítási ütemterv.
- Eszköz- és egyéb forrásigények.
A dokumentumkezelésben, tartalomkezelésben bevezetendő informatikai támogatás a folyamatok átgondolását, racionalizálását és formalizáltabb végrehajtását is jelenti, ami a szakszerűség növelését eredményezi. Hosszú évek szakmai tapasztalata bizonyította be számunkra, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, illetve az újjászervezett dokumentumkezelési rend szabályozásának bevezetése előtt fontos átgondolni és nagyon alaposan előkészíteni a teljes projektet.