IRATTÁRI TERV
Igény esetén elkészítjük, vagy aktualizáljuk az Iratkezelési szabályzatot és a mellékletét képező Irattári tervet.
Az iratkezelési szabályzatnak alapvetően a következő folyamatokat kell szabályoznia a minőségbiztosítási vagy az információvédelmi irányítási rendszer tükrében:
- Általános elvek az Ügyfelünk iratkezelésével kapcsolatosan.
- Szabályozza a nyilvántartásba vétel eszközeit, ezek hitelesítési eljárásait.
- Az iratok átvételét (munkaidőben és munkaidő után), felbontását, érkeztetését és csoportosítását.
- Az iktatás módját (bontható és nem bontható küldemények kezelési módját), az esetleges archiválás (szkennelés) módját.
- Szabályozza az iktatószám képzését, az iratok szignálását.
- A beérkező e-mailek kezelését.
- A beérkező ügyiratok, a belső iratok és az átmenő iratok kezelését.
- Az iratok elkészítésének módját, a kimenő iratok iktatását.
- Az iratok továbbításának módját.
- a kimenő e-mailek kezelését.
- Az irattárolás rendszerét, az irattárolással, irattári anyagok kezelésével kapcsolatos feladatokat.
- Az iratok központi irattárba történő leadásának módját.
- A megszűnő szervezeti egységek iratainak átadás-átvételét.
- Irattári folyamatokat.
Az Iratkezelési szabályzat igen fontos egy szervezet életében, hiszen ez a dokumentáció ad keretet a cégen belüli elektronikus és papír alapú dokumentumok útjának és kezelésének, beérkezéstől a selejtezésig.
Cégünk úgy ötvözi a hagyományos és elektronikus iratkezelést, hogy zökkenőmentes legyen az átállás a teljes elektronikus dokumentumkezelésre.